Nižšie si povieme, čo je to Gmail a prečo je výhodné ho použiť pre osobnú potrebu ako emailovú schránku zadarmo a tiež pre podnikanie na ušetrenie nákladov na hosting. Ako ním získať konkurenčnú výhodu. Pre podnikanie je ale vhodné mať aj doménový email. Ale ten zaberá miesto na hostingu a miesto niečo stojí, tak si povieme, ako ho minimalizovať. Ukážeme si:
Ak potrebujete email pre osobnú komunikáciu či podnikanie, Gmail je jasná voľba hlavne preto, lebo:
Vytvorením Google emailu (Gmailu) si vytvoríte zároveň univerzálny účet pre prístup do rôznych bezplatných nástrojov Google, ktoré môžte ihneď využívať ako v PC, tak i v tablete, smartfóne pre osobné i podnikateľské účely.
Aj keby ste Gmail nechceli použiť, skôr či neskôr sa k nemu dostanete. A to z toho dôvodu, že ak si chcete merať napr. návštevnosť stránky pomocou bezplatného nástroja Google Analytics (kto ho nepoužíva, nemyslí podnikanie na internete vážne) alebo spustiť platenú reklamu vo vyhľadávači Google cez bezplatný nástroj Google Adwords alebo banerovú reklamu v sieti Google Adsense, všetko sú to služby Googlu. A je ním aj Gmail a ten je potrebný, ak chcete použiť vyššie spomínané služby. Preto je Gmail minimálne:
Vaša Gmail adresa môže mať tvar cokolvekchcete@gmail.com. Pre podnikanie je nevýhodou to, že gmailových adries je veľa a nikto si tú vašu nemusí zapamätať. Ale vašu webstránku napr. nazovvasejwebky.sk si už pamätá a ak máte doménový email napr. info@nazovvasejwebky.sk, je to jedinečná adresa vhodná aj na vizitky či do reklamy.
Kvôli dvom extrémnym výhodám. Môžte ušetriť desiatky € za hosting a bezproblémový prístup.
Ak ste si kúpili doménu (webstránku, cca za 10-15€) s hostingom (desiatky €), najväčšiu čiastku isto platíte za hosting. Hosting je miesto, kde sú uložené všetky súbory webstránky (obrázky, redakčný systém), databáza (texty webstránky) a emailová schránka (napr. nieco@nazovvasejdomeny.sk). A ak je objem emailovej schránky zahrnutý do hostingu, často ho najviac zapĺňa práve emailová schránka.
A pri hostingu je dôležité, akú si predplatíte jeho kapacitu (napr. 5GB) a podľa výšky kapacity hostingu za neho platíte. Častým zvykom je, že šéfom chodia kópie mailov ostatných pracovníkov, aby si kontroloval firemnú komunikáciu. A tým sa navyšuje potreba vyššej kapacity hostingu. No a teraz pointa.
Na hostingu potrebujete pre klasickú stránku s databázou cca len 0.3-1GB priestoru. Máte viac? Je to pravdepodobne zbytočné. A to preto, lebo emaily si môžte nechať automaticky preposielať z hostingu na Gmail, kde je až 15GB voľného priestoru a tak na hostingu nezaberú nič. A neprídete tým o nič z komfortu doménového emailu.
Z Gmailu môžte posielať emaily v mene doménového emailu, takže adresát uvidí, že mu prišiel od vás email nie z Gmailu ale z doménového emailu. Ale o tom neskôr.
Príklad
Osobne používam hosting od Websupportu aj preto, lebo ak prekročím napr. tých 0.3GB, nie je problém navýšiť kapacitu hostingu a za zvýšenú kapacitu platíte, až keď ju presiehnete. Napr. pri 5GB hostingu platíte za nevyužitý priestor celé roky. A teraz príklad ušetrenia za hosting:
- cena za 5GB hostingu = 55,99€ s DPH na rok
- cena za 0.3GB hostingu = 12,97€ s DPH na rok
Ak kúpite hosting s kapacitou 0.3GB (ktorý mnoho ľudí nikdy celý nevyužije pre účely webstránky) a necháte si preposielať emaily na Gmail, oproti 5GB verzii ušetríte 43,02€ len za to, že všetok obsah emailov bude na Gmaile a nie na hostingu.
A keď vezmeme do úvahy, že Gmail má bezplatnú kapacitu až 15GB, tak ak si necháme presmerovať emaily 3 svojich domén z troch 5BG hostingov, ušetríme už 129,06€. A to je už zaujímavé, čo poviete?
Navyše, Gmailov si môžte vytvoriť koľko chcete...vidíte ten potenciál?
A ešte jeden tip dopredu, z ušetrených peňazí ak použijete 25€ napr. na reklamu Adwords v Googli, dostanete 75€ na reklamu zadarmo. A to veľmi jednoducho, ak si kúpite hosting na Websupporte. Preto ho osobne aj používam. Ale o tom v inom článku.
Častým zvykom vo firmách je to, že sa vytvorí doménový email na hostingu každému zamestnancovi (fero@mojafirma.sk, lucia@mojafirma.sk) a ten konkrétny zamestnanec ho obsluhuje potom zo svojho klienta, napr. Outlooku. A všetci vieme, aké problémy často vznikajú. Obtiažnejšie nastavenia prepojenia Outlooku na doménový email, potreba inštalovať Outlook, ukladací priestor na PC, problémy pri potrebe používať Outlook na smartfóne či tablete a pod. Gmail toto všetko rieši:
Po založení účtu Gmailu je teraz vhodné urobiť nasledovné úkony v nastaveniach v Gmaile.
Aby sa definitívne emaily ukladali na Gmaile a nie na hostingu, je nutné v administratíve hostingu nastaviť preposielanie emailov na vytvorený Gmail a vypnúť zálohovanie správ na hostingu resp. premazať emailovú schránku na hostingu raz za čas prípadne vypnúť geografické obmedzenie používania emailu.
Ak by došla správa na váš doménový email, ktorý ste presmerovali na Gmail, môžte odpovedať z Gmailu, ale zatiaľ len v mene vašej gmailovej adresy. Po nastavení vášho doménového emailu v Gmaile ako odosielajúci email budete môcť v z neho odpovedať a písať nové správy už v mene doménového emailu a nie gmailového mailu.
Ak budeme vytvárať novú emailovú správu, len si vyberieme z roletky, z ktorého mailu chceme správu poslať. Ak nám do Gmailu prišla správa, ktorá bola zasielateľom odoslaná na náš doménový email a ten sa preposlal nám do Gmailu, stačí dať len odpovedať na správu z Gmailu a nemusíme ani vyberať náš odosielajúci mail, už bude nastavený ten, na ktorý nám bola správa pôvodne zaslaná.
Aby sme nemuseli vypisovať pri každej novej správe či odpovedi svoje oslovenie, pozdrav či kontakty a logá, môžme si ich predpísať v šablóne emailu. Môžme si tiež nechať vytvoriť dizajnérom aj krajšiu grafickú podobu emailu než len klasickú textovú. A potom už pri vytváraní novej správy vyberieme emailovú adresu, z ktorej chceme správu z Gmailu poslať a šablóna sa nám načíta automaticky a vpíšeme už len obsah správy. Nižšie ukážka mojej šablóny.
Ak budeme mať už veľa emailov na kope, môžme si ich v Gmaile pekne farebne odlíšiť, tzv. otagovať či oštítkovať, čo nám zjednoduší orientáciu. Odlíšiť ich takto môžme podľa emailov, nadpisov, slovíčok v obsahu a pod. Nižšie opäť ukážka z môjho Gmailu.
Vlastné pozadie je psychologická vychytávka. Čoraz viac firiem chápe, že pre zamestnanca je často ťažké byť 8 hodín preč od svojich detí, priateľa či domáceho miláčika. Že čo i len pohľad alebo myšlienka na nich vyvoláva príjemné pocity a istú formu domova. A navyše pri práci :-). Tak prečo by sme obišli takúto fajn funkciu v pozadí Gmailu?
Aby ste si mohli vyššie popísané nastaviť, vytvoril som pre vás návod. Nižšie vám krok za krokom ukážem, ako to robím ja a kde a ako sa dá všetko rýchlo a jednoducho nastaviť. Nakoľko používam Websupport, jednotlivé kroky, čo sa týkajú hostingu ukážem na ňom. Načo platiť desiatky €/h niekomu, aby vám to spravil, keď si to spravíte aj sami.
